S-OKBH-013 Směrnice pro příjem a skladování

1. Účel a rozsah platnosti dokumentu

Tato směrnice popisuje proces příjmu a skladování reagencií a spotřebního materiálu na pracovišti OKBH VTN. Směrnice je závazná pro všechny pracovníky OKBH VTN.

2. Definice a použité zkratky

GHb Glykovaný hemoglobin

oGTT Orální glukózový toleranční test

OKBH VTN Oddělení klinické biochemie a hematologie Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.

VŠ                   Vysokoškolský pracovník

LIS Laboratorní informační systém

IKK Interní kontrola kvality

3. Odpovědnosti

vedoucí laborant/vedoucí úseků/nebo jimi pověřený pracovník

• přijímá dodaný materiál
• provádí kontrolu podmínek skladování
• provádí reklamaci

zdravotní laborant

• průběžně kontroluje zásobu spotřebního a diagnostického materiálu

4. Postup

4.1 Příjem do skladu

Dodávku přijímá vedoucí nebo úseková laborantka, vedoucí úseku nebo jimi pověřená osoba.

· provádí se kontrola shody dodaného materiálu vzhledem k objednávce a následně je uvolněn k použití

· kontrolu provádí pracovník přejímající zásilku, který shodu potvrdí na dodacím listě svým podpisem (parafou). Dodací list je předán vedoucímu laborantovi k evidenci.

· v případě, že pracovník při kontrole zjistí rozdíl mezi požadovanou objednávkou (množství, druh zboží apod.), informuje vedoucího laboranta/manažera kvality, který uplatňuje reklamaci dodavateli podle směrnice S-OKBH-014 Směrnice o reklamaci OKBH.

· uvolnění k použití reagencií, kontrol kvality, kalibrátorů apod. identifikuje štítek z LIS – sklad

· posouzení technických parametrů u spotřebního zboží, který může mít vliv na kvalitu laboratorních vyšetření, se provádí při přejímce zboží (exspirace, poškození balení apod.). Identifikace uvolnění k použití je na dodacím listě/faktuře („splňuje technické požadavky“). V případě, že nebude spotřební materiál splňovat technické požadavky, je předám k reklamaci, označen „k reklamaci“ a uložen odděleně od uvolněného spotřebního materiálu (S-OKBH-014 Směrnice o reklamaci OKBH)

· v případě, že je až při užívání dodaného materiálu zjištěna neshoda kvality dodávaných materiálů, pověřený pracovník rovněž uplatňuje dodavateli reklamaci podle směrnice S‑OKBH-014 Směrnice o reklamaci.

· Případné nezkontrolované nebo nevhodné reagencie a spotřební materiál jsou skladovány označené odděleně od těch, které již byly přijaty pro používání a jsou označeny štítkem z evidence skladu

· zboží je po přijetí skladováno podle požadavků výrobce

· přijaté zboží je evidováno v LIS ve skladovém hospodářství. Postupuje se podle pracovní instrukce PI-OKBH-20 Skladové hospodářství

· před uvedením do provozu se u každé reagencie ověřuje její výkonnost v rámci IKK, S-OKBH-004 Směrnice pro IKK

Kontrola shody objednávky s dodávkou:

• název materiálu
• množství materiálu
• exspirace nebo datum výroby
• kompletnost dodávky

Kontrola stavu obalu. Obal nesmí být:

• otevřený
• mechanicky poškozený
• promáčený
• znečistěný

4.2 Skladování

4.2.1. Reagencie a spotřební materiál

Na OKBH VTN jsou dostatečné zásoby reagencií a spotřebního materiálu pro zajištění provozu.

Veškerý materiál je skladován pouze v prostorách k tomuto účelu vymezených tak, aby se zajistila co nejlepší kvalita.

Diagnostický materiál, který vyžaduje teplotní režim, je skladován v lednicích a mrazících boxech.

Spotřební materiál je skladován přímo na oddělení nebo v příručních skladech. Zásobu spotřebního a diagnostického materiálu průběžně kontroluje laborant na příslušném úseku.

4.2.2. Vzorky, zkumavky apod. po provedeném vyšetření

Primární zkumavky s odebranými sérovými vzorky pro biochemická stanovení

• jsou po provedení analýz uchovávány další 2 dny v lednici k tomu určené. Následně jsou likvidovány podle vnitřních předpisů. V případě potřeby delšího uchovávání se postupuje podle pracovní instrukce PI-OKBH-24 Alikvotace.

Primární zkumavky pro biochemickou analýzu močí

• jsou po provedení analýz uchovávány do druhého dne při laboratorní teplotě (místnost pro kontaminovaný odpad). Následně jsou likvidovány podle vnitřních předpisů.

Punktáty

• po provedení analýzy je uchováván alikvot při teplotě <-20^oC, minimálně 1 měsíc

Zkumavky s likvorem

• se skladují v lednici 30 dnů

Primární, resp. sekundární zkumavky s odebranými vzorky pro stanovení močových analýz

• jsou skladovány v lednici do doby kontroly celistvosti výsledků. Poté jsou likvidovány podle vnitřních předpisů.

Primární zkumavky s odebranými vzorky pro stanovení GHb, hematologických a koagulačních vyšetření

• jsou skladovány do druhého dne pro kontrolu identifikace při laboratorní teplotě

Sklíčka s nátěry krevního obrazu

• jsou skladována při laboratorní teplotě 1 měsíc, označena datem, číslem vzorku a jménem pacienta

Zkumavky a kepy pro vyšetření glykémií (oGTT, glykemické profily)

• jsou likvidovány po zpracování

Biologický materiál na vyšetření, která laboratoř OKBH neprovádí

• je transportován do smluvních laboratoří. Je upravován a uchováván podle pracovní instrukce PI‑OKBH-03 Odesíláni biologického materiálu.

4.3 Monitorování teploty

V laboratoři OKBH VTN je teplota v lednicích, mrazících boxech a v místnostech monitorována teploměry nebo čidly pro kontinuální snímání teplot. Pracuje se podle pracovní instrukce PI-OKBH-05 Kontrola činnosti lednic/mrazniček.

4.4 Záznamy k reagenciím a spotřebnímu materiálu

Pro každou reagencii a spotřební materiál jsou vedeny záznamy (dodací listy, návody výrobce, aplikační listy, záznamy potvrzující vhodnost – validační, verifikační protokoly, IKK apod.).

5. Související dokumentace

S-OKBH-003 Směrnice pro práci s biol. mater.

S-OKBH-004 Směrnice pro IKK

S-OKBH-014 Směrnice o reklamaci

PI-OKBH-20 Skladové hospodářství

PI-OKBH-03 Odesíláni biologického materiálu

PI-OKBH-05 Monitorování teploty

PI-OKBH-24 Alikvotace

6. Přílohy

bez příloh