S-OKBH-06 Směrnice pro transport a příjem vzorků

1. Účel a rozsah platnosti dokumentu

Směrnice popisuje transport a příjem biologického materiálu z oddělení a ambulancí Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s. a z ambulancí externích lékařů. Popisuje také všeobecné zásady manipulace s biologickým materiálem v rámci preanalytické fáze, včetně zadávání požadavků do LIS.

Směrnice je platná pro všechny pracovníky laboratoře OKBH VTN.

2. Definice a použité zkratky

OKBH VTN Oddělení klinické biochemie a hematologie Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.

Dg. Diagnóza

ID Identifikace

LIS laboratorní informační systém

LP Laboratorní příručka

MRSA Methicilin-Rezistentní Staphyloccocus Aureus

HIV Human Immunodeficiency Virus

VTN Agel Nemocnice Agel Ostrava-Vítkovice a.s.

VZP ČR Všeobecná zdravotní pojišťovna České republiky

IČP Identifikační čílo provozovny

IČZ Identifikační číslo zařízení

NIS Nemocniční informační systém

IKIS Integrovaný klinický informační systém

3. Odpovědnosti

Všichni pracovníci OKBH VTN odpovídají za dodržování předpisů týkajících se správného transportu a příjmu vzorků.

4. Postup

4.1. Transport

4.1.1 Obecné podmínky transportu

· transport musí být dostatečně rychlý, aby mohlo být včas odděleno sérum, popř. plazma od krevních elementů

· při extrémních venkovních teplotách je nutné zajistit ochranu a transport vzorku v termoboxech zamezujících znehodnocení vzorku mrazem nebo horkem. Transportní teplota je + 15°C až + 25°C. Při transportu biologického materiálu, který zajišťuje Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s., je tato teplota po celou dobu transportu monitorována pomocí systému Dataloger. Pracovník dopravní služby postupuje se podle pracovní instrukce PI‑OKBH-73 Snímání teplot při transportu vzorku.

· vzorky biologického materiálu musí být transportovány uzavřené, v kolmé poloze a nesmí být vystaveny přímému světlu

· odběrová nádobka ani žádanka nesmí být zvenčí potřísněna biologickým materiálem

· konkrétní speciální požadavky pro transport vzorků jsou detailně popsány pro jednotlivé metody v laboratorní příručce v Abecedním seznamu metod.

Pokud byla narušena integrita vzorku a existuje zdravotní riziko, vedoucí laboratoře informuje vedoucího dopravy VTN, aby byla přijata opatření ke snížení rizika a zabránění jeho opakování.

4.1.2 Transport biologického materiálu z oddělení a ambulancí Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice

Transport biologického materiálu z oddělení a ambulancí Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s. si zajišťují oddělení a ambulance samy. Organizace transportu probíhá tak, aby byly dodržovány všechny podmínky preanalytické fáze.

4.1.3 Transport biologického materiálu z ambulancí externích lékařů

Transport biologického materiálu z ambulancí externích lékařů je zajišťován svozovými službami (VTN, Agel) nebo si ambulance zajišťují transport samy. Organizace transportu probíhá tak, aby byly dodržovány všechny podmínky preanalytické fáze.

4.2 Příjem biologického materiálu

Vzorek biologického materiálu je na OKBH VTN doručen s vyplněnou žádankou. Přijatý materiál se třídí, a pokud obsahuje požadavky, které neprovádí naše pracoviště, je transportován do smluvních laboratoří. Ostatní materiál je postupně přijímán do laboratoře ke zpracování.

Jsou využívány tyto typy žádanek:

• žádanka OKBH VTN
• žádanka generovaná z NIS programu IKIS (importní žádanka Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.)
• žádanka generována programem DSSoft
• poukaz na vyšetření nebo jiný dokument

Pracovník příjmu přijímá osobně biologický materiál a žádanku, kterou označí časem přijetí do laboratoře (pomocí elektronické tužky nebo zapíše ručně).

Pracovník, který přijímá vzorek do laboratoře, je identifikován těmito možnými způsoby:

• zkratkou jména (iniciály), vytištěnou pomocí elektronické tužky
• razítkem se jménem pracovníka
• přiděleným pracovním místem (F-OKBH-095 Rozmístění zaměstnanců OKBH)

4.3 Postupy při přezkoumávání smluv

Postup pro přezkoumání žádanky:

• zákazník (lékař, pacient, samoplátce) specifikuje své požadavky v žádance
• pracovník na příjmu vzorků, který je pověřen přezkoumáním žádanky, posuzuje požadavky z hlediska formální a věcné správnosti

Žádanka na biochemické a hematologické laboratorní vyšetření musí mít vyplněny tyto údaje:

• rodné číslo pacienta, není-li přiděleno, tak datum narození nebo náhradní číslo
• příjmení a jméno pacienta
• pohlaví pacienta
• základní a další diagnózy pacienta (kódem MNK 10, podle platné metodiky pro pořizování a předávání dokladů VZP ČR)
• zdravotní pojišťovna
• identifikace žadatele, která musí obsahovat tyto údaje: jméno lékaře, oddělení nebo ambulanci, IČP, odbornost, kontakt na objednatele: adresa, telefonní číslo)
• datum a čas odběru
• pro urgentní vyšetření: označení STATIM
• požadovaná stanovení

Žádanka na imunohematologické vyšetření a na transfuzní přípravky se zasílá vždy s kopií. Na oddělení se vydává kopie s údaji o vydání transfuzního přípravku, originál žádanky zůstává na krevní bance OKBH VTN. Žádanka musí mít vyplněny tyto údaje:

• jméno, příjmení a rodné číslo (není-li přiděleno, tak datum narození nebo náhradní číslo)
• zdravotní pojišťovnu pacienta
• diagnózu
• datum přijetí pacienta do Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.
• dostupné údaje u imunohematologické anamnézy (předchozí transfuze, imunní protilátky, potransfuzní reakce, těhotenství, aborty)
• krevní skupinu (ABO a Rh faktor), pokud byla vyšetřena
• naléhavost požadavku (vitální indikace, statim,rutina, pohotovost)
• razítko oddělení (IČP a odbornost)
• jmenovka a podpis lékaře, který transfuzi indikuje a ručí za správnost údajů na žádance,
• datum a čas odběru vzorku k předtransfuznímu vyšetření
• jmenovka a podpis pracovníka provádějícího odběr vzorku, který ručí za správnost údajů na zkumavce
• druh požadovaného vyšetření (např. vyšetření krevní skupiny, screening nepravidelných protilátek, křížová zkouška, vyšetření imunních protilátek)
• množství a typ transfuzního přípravku
• požadavek na deleukotizaci, ozáření
• kolonky na žádance, které nejsou vyplněny, musí být proškrtnuty!

Biologický materiál musí být jednoznačně identifikován (jméno, příjmení, rodné číslo, resp. rok narození).

Pokud žádanka a biologický materiál splňuje požadované náležitosti, je vzorek přijat k laboratornímu vyšetření. Žádanky jsou označeny pořadovými čísly a vloženy do LIS.

STATIM požadavky

· STATIM vyšetření jsou prováděna přednostně, aby byla dodržena požadovaná doba odezvy:

o 1 hodiny, resp. do 2 hodin u hematologických vyšetření, od přijetí biologického materiálu do laboratoře.

Přehled statimových vyšetření

Materiál	STATIM vyšetření
Krev (sérum, plazma)	Na, K, Cl, Ca, P, Mg, glukóza, CB, albumin, prealbumin, osmolalita, močovina, kreatinin, bilirubin celkový a konjugovaný, LD, amyláza, ALT, AST, ALP, GGT, lipáza, CRP, amoniak, laktát, alkohol orientačně, CK, myoglobin, troponin, theofylin, β-hCG, preeklampsie, interleukin-6, prokalcitonin, NT-proBNP
Moč	Moč chemicky+sediment, Na, K, Cl, Ca, P, Mg, glukóza, CB, močovina, kreatinin, amyláza
Mozkomíšní mok	CB, albumin, glukóza, laktát, cytologická analýza
Kapilární, arteriální krev	Acidobazická rovnováha, glukóza
Krev nesrážlivá	KO+diff.+RTC+NRBC (analyzátor), PT, APTT, TT, fibrinogen, antitrombin, D-dimery, anti-Xa (LMWH), Rivaroxaban (Xarelto), diff. (mikroskopicky)

Rutinní požadavky

· Rutinní požadavky jsou zpracovávány průběžně bez zbytečného prodlení

Pohotovostní služba

• Všechna vyšetření na pohotovostní službě jsou prováděna v režimu STATIM.

Vitální indikace

• Doba odezvy vitální indikace u těchto vyšetření je 30 minut od přijetí do laboratoře:

o Krevní obraz

o Krevní obraz + diferenciál (analyzátor)

o Retikulocyty, NRBC

• Doba odezvy vitální indikace u těchto vyšetření je 60 minut od přijetí do laboratoře:

o Koagulační vyšetření (PT, APTT, TT, fibrinogen, D-D

Nesplňuje-li žádanka nebo biologický materiál požadované náležitosti, postupuje se podle pokynů uvedených v kapitole 4.4. Záznam je proveden v LIS pomocí funkce „Kolize“.

4.4 Důvody pro odmítnutí biologického materiálu

· neoznačená odběrová zkumavka s biologickým materiálem

· žádanka nebo odběrová zkumavka je znečištěna biologickým materiálem

· biologický materiál bez žádanky (nejde-li o glykemický profil hospitalizovaného pacienta, kdy se žádanka na OKBH VTN dodá s prvním vzorkem) nebo nelze-li vyřešit, viz.postupy níže

· na žádance k biologickému materiálu chybí nebo jsou nečitelné základní údaje (číslo pojištěnce, příjmení a jméno, typ zdravotní pojišťovny, IČZ odesílajícího lékaře nebo pracoviště, základní diagnóza) a není možné je doplnit na základě dotazu pacienta nebo telefonického dotazu požadujícího subjektu

• nevhodná odběrová zkumavka/nádobka, ve které nelze vyšetření provést

4.4.1 Postup při nedodání žádanky, ambulance a oddělení Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.

· pracovník příjmu, který zjistí nedodání žádanky, vrátí biologický materiál zdravotnickému pracovníkovi nebo ošetřovatelce, která materiál doručila, k dodání kompletní žádanky

· dojde-li již k přijetí materiálu, pracovník příjmu si telefonicky vyžádá dodání kompletní žádanky

4.4.2 Postup při dodání biologického materiálu, který není na žádance požadován,

ambulance a oddělení Nemocnice AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.

· pracovník příjmu, který zjistí dodání biologického materiálu, který není na žádance požadován, vrátí biologický materiál s žádankou zdravotnickému pracovníkovi nebo ošetřovatelce, která materiál doručila, k doplnění požadavků

· dojde-li již k přijetí materiálu, který není na žádance požadován, pracovník příjmu telefonicky zjistí, jaká vyšetření jsou požadována a vytvoří prozatímní (náhradní) žádanku. Biologický materiál je běžným způsobem dále zpracováván. Ambulance, oddělení VTN dodá následně dodatečnou žádanku. Není-li požadováno vyšetření dodaného biologického materiálu, je běžným způsobem likvidován.

4.4.3 Postup při nedodání žádanky z ambulancí externích lékařů

· pracovník příjmu telefonicky zjistí u požadujícího subjektu, je-li znám, požadovaná vyšetření, která zapíše do prozatímní (náhradní) žádanky a vyžádá si dodání kompletní žádanky. Pokud není požadující subjekt telefonicky dosažitelný, vyšetření se neprovádí a pracovník vkladu odešle výsledkový list obsahující informaci o neprovedení vyšetření z důvodu nedodání žádanky. Biologický materiál je běžným způsobem likvidován.

· nelze-li zjistit, kdo biologický materiál bez žádanky dodal, žádná vyšetření se neprovádějí a biologický materiál je běžných způsobem likvidován

4.4.4 Postup při dodání biologického materiálu, který není na žádance požadován, ambulance 

externích lékařů

• pracovník příjmu, který zjistí dodání biologického materiálu, který není na žádance požadován, telefonicky zjistí, jaká vyšetření jsou požadována a vytvoří prozatímní (náhradní) žádanku. Biologický materiál je běžným způsobem dále zpracováván. Ambulance externího lékaře dodá následně dodatečnou žádanku.
• Není-li požadováno vyšetření dodaného biologického materiálu, je běžným způsobem likvidován.

4.4.5 Postup při nedodání požadovaného biologického materiálu, ambulance a oddělení Nemocnice

AGEL Ostrava - Vítkovice a.s.

· pracovník příjmu, který zjistí nedodání biologického materiálu, vrátí žádanku i s ostatními doručenými biologickými materiály zdravotnickému pracovníkovi nebo ošetřovatelce, která materiál doručila, k dodání všech požadovaných odběrů

· dojde-li již k příjmu žádanky, pracovník příjmu si telefonicky vyžádá dodání požadovaného biologického materiálu s novou žádankou. Na původní žádance označí, že nebyl daný biologický materiál dodán. Pracovník vkladu vloží informaci o nedodání materiálu také do LIS. Dodaný biologický materiál s novou žádankou je vkládán běžným způsobem pod dalším pořadovým číslem.

4.4.6 Postup při nedodání požadovaného biologického materiálu, ambulance externích lékařů

· pracovník příjmu, který zjistí nedodání biologického materiálu, označí na žádance, že nebyl daný biologický materiál dodán. Pracovník vkladu vloží informaci o nedodání materiálu také do LIS.

4.4.7 Postup při nesprávné identifikaci pacienta na žádance nebo biologickém materiálu

· Není-li biologický materiál vůbec označen, vyšetření se neprovádí a materiál se likviduje běžným způsobem.

· V případě nesprávné nebo neúplné identifikace (chybí některý údaj-rodné číslo, jméno, diagnóza, pojišťovna) si pracovník vkladu telefonicky ověří nebo doplní potřebné údaje. Není-li požadující subjekt telefonicky dosažitelný, vloží žádanku pod vygenerovaným rodným číslem nebo jménem-např. Neznámý a zajistí doplnění údajů další pracovní den telefonicky nebo zasláním výsledkového listu s požadavkem na doplnění údajů.

4.4.8 Postup při zacházení s biologickým materiálem v případě špatné preanalytické fáze: hemolytické, chylózní sérum, nesprávný odběr na koagulaci, krevní obraz apod.

Stav biologického materiálu posuzuje laboratorní pracovník příslušného úseku a rozhoduje o možnosti provedení vyšetření.

Hemolytické sérum

• silně hemolytické sérum se nevyšetřuje. Laboratorní pracovník konkrétního úseku si telefonicky vyžádá nový odběr. V případě, že není požadující subjekt telefonicky dosažitelný, odešle výsledkový list s informací o neprovedení vyšetření z důvodu hemolýzy séra.
• mírně hemolytické sérum se vyšetřuje. Laboratorní pracovník konkrétního úseku zhodnotí výsledky a rozhodne o jejich možném ovlivnění. Tuto informaci vloží do LIS konkrétního požadavku.

Chylózní sérum

· Laboratorní pracovník příslušného úseku postupuje podle pracovní instrukce pro vyšetření chylózního séra PI-OKBH-04 Práce s LIPOCLEAR.

Nesprávný odběr pro koagulaci, krevní obraz

· Vyšetření se neprovádí. Laboratorní pracovník hematologie si telefonicky vyžádá nový odběr. V případě, že není požadující subjekt telefonicky dosažitelný, odešle výsledkový list s informací o neprovedení vyšetření z důvodu špatného odběru.

4.4.9 Příjem biologického materiálu na vyšetření neprováděna na OKBH VTN

Obdrží-li laboratoř OKBH VTN biologický materiál na vyšetření, které neprovádí, zajistí transport vzorku do smluvní laboratoře. Laboratorní pracovníci se řídí směrnicí S-OKBH-016 Vyšetřování ve smluvních laboratořích.

4.4.10 Nedostatečný objem vzorku

V případě, že je k dispozici nedostatečný objem vzorku, zhodnotí zdravotní laborant daného úseku možnost provedení alespoň některých požadovaných vyšetření a konzultuje tuto možnost s žadatelem (lékař, sestra).

4.4.11 Nestabilita vzorku způsobena např. zpožděním transportu

V případě porušení stability vzorku z důvodu zpoždění transportu, zhodnotí vedoucí úseku možnost provedení požadovaných vyšetření. Zvažuje se typ transportovaného biologického materiálu a doba zpoždění transportu. Lékař je o možnosti ovlivnění výsledků vyšetření informován na výsledkovém listě.

V případě, že vyšetření nelze provést, je o tom lékař rovněž informován.

4.4.12 Nesprávná teplota při skladování, transportu, manipulaci se vzorkem

V případě, že dojde k nedodržení podmínek během skladování, transportu nebo manipulaci se vzorky, zhodnotí vedoucí úseku možnost provedení požadovaných vyšetření. Zvažuje se typ biologického materiálu a časový interval, ve kterém byly podmínky nedodrženy. Lékař je o možnosti ovlivnění výsledků vyšetření informován na výsledkovém listě. V případě, že vyšetření nelze provést, je o tom lékař rovněž informován.

4.4.13 Zpoždění výsledků vyšetření

V případě zpoždění ve vydávání výsledků informuje laboratoř (vedoucí úseků, vedoucí laborantka) telefonicky nebo elektronicky žadatele.

4.4.14 Nevhodné odběrové zkumavky

V případě dodání biologického materiálu v nevhodné odběrové zkumavce/nádobce, zhodnotí laboratorní pracovník (zdravotní laborant, zdravotní asistent, VŠ pracovník) možnost provedení požadovaného vyšetření a přijetí nebo nepřijetí do laboratoře. O nemožnosti zpracování požadavku je lékař informován na výsledkovém listě.

4.5 Zadání požadavků do LIS

4.5.1 Zadání požadavků do LIS, žádanka vygenerovaná NIS IKIS

Pracovník příjmu materiálu přiřadí žádance laboratorní číslo. Pracovník vkladu naskenováním čárového kódu importní žádanky vloží do LIS.

4.5.2 Zadání požadavků do LIS (žádanka OKBH VTN, jiné laboratoře, jiný dokument)

Pracovník příjmu materiálu přiřadí žádance laboratorní číslo. Pracovník vkladu v základním menu vybere položku pro vklad požadavků (Žádanka F9). Stiskne klávesu F2 a zapíše laboratorní číslo. Objeví se okno pro vklad žádanky. Vyplní údaje: ID (rodné číslo pacienta), jméno a příjmení, základní dg. (diagnóza), Prac. (pracoviště lékaře, jeho IČP), Typ p. (pojišťovna), podle potřeby Ost.dg (ostatní diagnózy), F (faktura), pozn. (poznámku), Text. V pravé části obrazovky vkládá pracovník požadovaná vyšetření pomocí kódů. Po zapsání, potvrdí úplnost žádanky PageDown nebo Save. Vytisknou se štítky s čárovými kódy, které se nalepí na zkumavky.

4.5.3 Zadání požadavků do LIS, osoba s náhradním rodným číslem

Pracovník příjmu materiálu přiřadí žádance laboratorní číslo. Pracovník vkladu v základním menu vybere položku pro vklad požadavků (Žádanka F9). Stiskne klávesu F2 a zapíše laboratorní číslo. Objeví se okno pro vklad žádanky. Do řádku ID zapíše písmeno F u ženy nebo M u muže a potvrdí Enter. Tím se vygeneruje náhradní r.č. Případně může náhradní r.č. sestavit z data narození pacienta a 9999 (RRMMDD/9999). Pracovník vyplní další údaje stejně jako v případě 4.5.2.

4.5.4 Zadání požadavků do LIS, veterinární vyšetření

Pracovník příjmu materiálu přiřadí žádance laboratorní číslo. Pracovník vkladu v základním menu vybere položku pro vklad požadavků (Žádanka F9). Stiskne klávesu F2 a zapíše laboratorní číslo. Objeví se okno pro vklad žádanky. Do řádku ID zapíše písmeno A a potvrdí Enter, dojde k přiřazení vygenerovaného čísla. Pracovník vyplní další údaje stejně jako v případě 4.5.2.

4.5.5 Identifikace pracovníka lepícího čárový kód

Pracovník, který lepí čárový kód na zkumavky, zapisuje laboratorní číslo biologického materiálu a své jméno (parafa) do knihy Lepení štítků. V případě, že provede lepení čárového kódu pracovník, který rovněž zadal požadavky do LIS, není potřeba provést zápis o lepení čárového kódu.

4.6 Postup při práci se silně infekčním biologickým vzorkem (kontaminovaným MRSA, HIV apod.)

Při práci se silně infekčním biologickým materiálem se dodržují základní principy bezpečnosti práce podle S‑OKBH-002 Směrnice o bezpečnosti práce, S-OKBH-003 Směrnice pro práci s biol. mater. Každá zkumavka je pracovníkem příjmu označena barevnou lepicí páskou.

4.7. Telefonické (ústní) požadavky na vyšetření

Některá dodatečně požadovaná vyšetření lze provést s určitým omezením, které je dané stabilitou měřené veličiny v biologickém materiálu. Doobjednávat vyšetření telefonicky (ústně) lze jen v urgentních případech a v běžné pracovní době pouze na telefonním čísle 595 633 658, 595 633 670 podle níže uvedeného seznamu. Ostatní vyšetření, která nejsou uvedena v tabulce, a pokud byl biologický materiál odebrán do odpovídajícího odběrového systému, lze požadovat do 30 hodin od doručení vzorku do laboratoře. Po uplynutí uvedeného časového intervalu laboratoř tato vyšetření neprovede a je nutný nový odběr vzorku. O dodatečném vyšetření je proveden záznam do žádanky v LIS (Doordinace požadavků).

Seznam vyšetření s maximální dobou možného doobjednání vyšetření od odběru primárního vzorku

Vyšetření	Doba
Glykémie	1 hodina
APTT (pacient bez heparinu)	4 hodiny
APTT (pacient s heparinem)	1 hodina
Antitrombin, fibrinogen, D‑dimery, trombinový čas –	4 hodiny
Protrombinový test	6 hodin
Krevní obraz, diferenciální počet leukocytů, retikulocyty	5 hodin
Kalium (draslík)	4 hodiny
Fe, feritin, transferin, vitamin B12, folát	4 hodiny
LD	4 hodiny
Myoglobin	12 hodin
Troponin T	24 hodin
Bilirubin: uložení bez přístupu světla	24 hodin
C-peptid	24 hodin
Prokalcitonin, Interleukin-6	24 hodin

STATIM požadavky: nemocniční oddělení a ambulance, spolupracující lékaři

• Vyšetření budou provedena neprodleně po telefonickém doobjednání. Zdravotnický personál musí urychleně doručit dodatečnou žádanku do laboratoře. Žádanku je nutné označit DODATEČNÉ VYŠETŔENÍ.

Rutinní požadavky: nemocniční oddělení a ambulance

• Vyšetření budou provedena v co nejkratší době po nahlášení. Zdravotnický personál musí doručit dodatečnou žádanku do laboratoře.
• Žádanku je nutné označit DODATEČNÉ VYŠETŘENÍ.

Rutinní požadavky: spolupracující lékaři

• Vyšetření budou provedena v co nejkratší době po nahlášení. Zdravotnický personál musí doručit dodatečnou žádanku do laboratoře (nejčastěji to bývá až druhý den).
• Žádanku je nutné označit DODATEČNÉ VYŠETŘENÍ.

4.8 Zpracování biologického materiálu v rámci preanalytické fáze: Centrifugace materiálu

Proškolený pracovník na určeném pracovním místě (úsek centrifugace) nebo jiný zaškolený pracovník laboratoře (sloužící laborant, pracovník vkladu) provede centrifugaci vzorku dle pracovní instrukce PI-OKBH-02 Centrifugace biol.materiálu.

5. Související dokumentace

Laboratorní příručka

S-OKBH-003 Směrnice pro práci s biol. mater.

S-OKBH-016 Vyšetřování ve smluvních labor.

PI-OKBH-02 Centrifugace biol.materiálu

PI-OKBH-03 Odesíláni biologického materiálu

PI-OKBH-08 Příjem materiálu

PI-OKBH-73 Snímání teplot při transportu vzor

Kniha Lepení štítků

6. Přílohy

bez příloh